Un système de suivi des actifs est un outil précieux pour la gestion et le suivi de vos actifs. Ces actifs peuvent être des installations, des machines, des supports de charge et des véhicules. Il est essentiel pour toute entreprise d'assurer une maintenance correcte et de savoir où se trouve chacun de ces actifs et comment ils sont utilisés. Après avoir décidé d'investir dans un système de suivi des actifs, vous devez maintenant l'utiliser correctement.
Quelles sont les entreprises qui peuvent bénéficier d'un système de suivi des actifs ?
Un système de suivi des actifs est nécessaire pour les organisations de tous types. Il est particulièrement important pour les entreprises qui dépendent fortement de leurs actifs. Les entreprises des secteurs de la fabrication, du transport, de la construction, de la location, des technologies de l'information, de la santé, etc. doivent surveiller et entretenir les actifs. Dans ces secteurs, un manque de suivi des actifs entraîne une perte de chiffre d'affaires et des dommages potentiels aux relations avec les clients. Un système de suivi des actifs s'est avéré être une solution efficace pour permettre aux entreprises de surveiller et de vérifier avec précision leurs ressources, leurs équipements et leurs véhicules.
4 conseils pour réussir la mise en place et l'utilisation d'un système de suivi des actifs
1. lors de l'introduction du système de suivi des actifs, organisez une formation dans votre équipe
Organisez des formations complètes pour tous les administrateurs et utilisateurs. Vous constaterez que vos applications de suivi des actifs sont adoptées beaucoup plus rapidement. Montrez aux administrateurs comment ajouter et supprimer des utilisateurs, comment créer des rapports pertinents et comment personnaliser les détails des transactions, par exemple les alertes et les dates de retour. Informez les utilisateurs sur la manière de se connecter et de se déconnecter efficacement des appareils, de signaler des problèmes et de remplir des listes de contrôle personnalisées.
2. tenez votre registre de fortune à jour
Un inventaire des actifs est une ressource qui détaille les différentes ressources qu'une entreprise possède et gère, et qui montre essentiellement quels sont les actifs de l'entreprise. Il s'agit notamment des installations institutionnelles, des bâtiments, du matériel informatique, des logiciels, des fichiers numériques, etc. Garder une vue d'ensemble des différents actifs dans l'inventaire d'une organisation peut être une tâche décourageante. Il contient la valeur des ressources, les dates d'acquisition et de cession ainsi que d'autres détails pertinents et est essentiel pour améliorer la planification des actifs, la comptabilité et la mesure des performances.
Si les actifs ne sont pas gérés correctement et systématiquement, les conséquences peuvent être fatales. Lorsque des actifs sont transportés d'un site à un autre, ils peuvent être perdus pendant le transport. De nombreuses entreprises ont des difficultés à suivre l'emplacement de leurs actifs, à récupérer les commandes antérieures de ces derniers ou à déterminer quels actifs physiques ont été correctement mis hors service.
Une mauvaise gestion des actifs peut donc entraîner des pertes d'argent ou l'achat d'acquisitions inutiles. Pour réduire ces risques, il est important que les registres des actifs soient précis et à jour afin de surveiller l'emplacement, l'état et le cycle de vie des actifs, de leur acquisition à leur élimination.
La première étape de la création d'un ensemble précis de données sur les actifs consiste à définir et à créer un inventaire de tous les actifs informatiques. En outre, une politique et une procédure doivent être définies dans le système de gestion et de suivi des actifs afin de garantir que cet ensemble de données sur les actifs est à jour.
Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques pour maintenir l'enregistrement des actifs à jour :
- Les entreprises doivent maintenir des processus formels et des procédures opérationnelles standard afin de conserver un enregistrement précis des actifs.
- Les mises à jour logicielles devraient être incluses dans l'enregistrement de l'inventaire et tous les journaux d'enregistrement de l'inventaire devraient être automatiquement et précisément mis à jour pour refléter ces mises à jour.
- Une hiérarchie formelle des actifs peut aider à tenir un registre des actifs, car elle est facile à gérer pour le personnel d'exploitation et de maintenance.
- Une validation annuelle des actifs devrait être effectuée. Cela permet de s'assurer que tous les actifs nouvellement acquis ont été consignés et que les anciens actifs ont été mis hors service et supprimés de l'enregistrement des actifs. En outre, il est possible de confirmer que toutes les données d'actifs enregistrées sont correctes.
Voici quelques avantages d'un ensemble de données d'entités à jour :
- Transparence totale pour les parties prenantes de l'entreprise
- s'assurer que tous les actifs sont conformes aux normes réglementaires
- Mise à disposition d'une piste d'audit précise
- Aide au suivi et à l'identification des ressources
- Prévention de la perte ou du vol d'actifs grâce à des données de localisation précises
- Calcul de la dépréciation
- Estimation des coûts d'entretien et de réparation
- Détermination du coût total de possession sur l'ensemble du cycle de vie des actifs
3. utiliser toutes les fonctions logicielles du système de suivi des actifs
Le logiciel du système de suivi des actifs est un système numérique de suivi des actifs, un système centralisé qui permet à votre entreprise de suivre les détails importants de chaque actif en temps réel. Cela permet de réduire les coûts de gestion, d'améliorer le service et de donner à votre entreprise un meilleur aperçu de l'utilisation des ressources, des coûts et de la maintenance. Chaque article dispose d'un profil détaillé qui contient tout ce que vous devez savoir sur cet article, y compris des images, des manuels de produits, des contacts importants et des conditions contractuelles.
Les logiciels de système de suivi des actifs avec des solutions de suivi des actifs sont équipés d'une application mobile qui permet aux gestionnaires de vérifier les informations sur les actifs où qu'ils se trouvent, même lorsqu'ils ne sont pas au bureau. Confortablement installé sur un appareil mobile, vous pouvez rechercher le propriétaire, l'emplacement, le type ou le numéro de série, organiser des fichiers (pour corriger les informations sur le propriétaire ou l'emplacement si nécessaire), prendre une photo d'un article, scanner les informations sur les actifs à l'aide du lecteur de code-barres, etc.
Les applications du logiciel de système de suivi des actifs pour la gestion des actifs mobiles vous permettent de tenir les opérateurs d'équipement, les techniciens de maintenance, les gestionnaires et les responsables des achats au courant afin que tous disposent des informations les plus récentes. S'il s'avère que les coûts ont considérablement augmenté, ils peuvent en rechercher les causes. L'équipe d'achat peut également consulter l'historique des réparations de chaque véhicule et tenir compte de ces informations pour décider du prochain modèle.
Un logiciel de système de suivi des actifs permet de générer rapidement et facilement des rapports sur l'emplacement, l'utilisation et les coûts. Les administrateurs peuvent également ajouter aux rapports des conditions contractuelles, des informations sur la location ou la maintenance.
4. tirer le meilleur parti des intégrations
Dans les moyennes et grandes entreprises, les actifs sont nombreux. Si une gestion des actifs est intégrée, il est possible d'obtenir une vue d'ensemble complète des actifs :
- Vous pouvez prendre de meilleures décisions concernant les actifs en termes de cycle de vie des actifs, de maintenance, etc. Vous pouvez ainsi automatiser une tâche afin de prolonger le cycle de vie des actifs. Vos actifs fonctionnent efficacement et la productivité augmente.
- La minimisation des temps d'arrêt peut être très utile pour optimiser les performances des installations.
- Un système intégré de gestion et de suivi des actifs permet de collecter des informations détaillées sur les actifs. Il contient des détails qui aident les organisations à prendre des décisions commerciales. Ces détails sont très importants pour les entreprises.
- Les erreurs peuvent nuire à la précision des données. Sans précision, les données ne sont d'aucune utilité pour les entreprises. Toutefois, si vous disposez d'un système intégré, la probabilité d'erreurs est réduite. Lorsque les erreurs sont réduites, vos rapports financiers sont exacts et vous pouvez également obtenir des avantages en matière d'amortissement et d'impôts. De plus, la paperasserie est réduite et passe à un processus automatisé.
L'importance et l'impact de la bonne gestion des actifs et des processus de déploiement du système de suivi
L'introduction d'un système unique de gestion et de suivi des actifs peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. Les effets peuvent être très différents selon le secteur d'activité. Comme nous l'avons déjà mentionné, ces systèmes devraient être utilisés dans l'ensemble de l'entreprise et pas seulement dans certains départements. Par exemple, si vous essayez de transférer des actifs d'une unité commerciale à une autre, il serait préférable de mettre en place le système dans tous les départements.
