Ein Asset-Tracking-System ist ein wertvolles Instrument zur Verwaltung und Verfolgung Ihrer Betriebsmittel. Zu diesen Assets können bspw. Anlagen, Maschinen, Ladungsträger und Fahrzeuge gehören. Die ordnungsgemäße Wartung und das Wissen, wo sich jedes dieser Assets befindet und wie es genutzt wird, sind für jedes Unternehmen unerlässlich. Nachdem Sie sich für die Investition in ein Asset-Tracking-System entschieden haben, müssen Sie es nun richtig einsetzen.
Welche Unternehmen können von einem Asset-Tracking-System profitieren?
Ein Asset-Tracking-System ist für Organisationen aller Art notwendig. Besonders wichtig ist es für Unternehmen, die stark von ihren Anlagen abhängig sind. Unternehmen aus den Bereichen Fertigung, Transport, Bau, Vermietung, Informationstechnologie, Gesundheitswesen usw. müssen Assets überwachen und warten. In diesen Branchen führt eine mangelnde Bestandsverfolgung zu Umsatzeinbußen und potenziellen Schäden an Kundenbeziehungen. Ein Asset-Tracking-System hat sich als effektive Lösung erwiesen, mit der Unternehmen ihre Ressourcen, Ausrüstung und Fahrzeuge genau überwachen und überprüfen können.
4 Tipps zur erfolgreichen Implementierung und Nutzung eines Asset-Tracking-Systems
1. Führen Sie bei der Einführung des Asset-Tracking-Systems eine Schulung in ihrem Team durch.
Führen Sie umfassende Schulungen für alle Administratoren und Benutzer durch. Sie werden feststellen, dass Ihre Asset-Tracking-Anwendungen viel schneller angenommen werden. Zeigen Sie den Administratoren, wie man Benutzer hinzufügt und entfernt, wie man relevante Berichte erstellt und wie man Transaktionsdetails, z. B. Warnungen und Rückgabedaten anpasst. Informieren Sie die User darüber, wie sie sich effizient bei Geräten an- und abmelden, Probleme melden und benutzerdefinierte Checklisten ausfüllen können.
2. Halten Sie Ihr Vermögensverzeichnis auf dem neuesten Stand
Ein Vermögensverzeichnis ist eine Ressource, die die verschiedenen Betriebsmittel, die ein Unternehmen besitzt und verwaltet, detailliert aufführt und im Wesentlichen zeigt, welche Assets das Unternehmen besitzt. Dazu gehören institutionelle Einrichtungen, Gebäude, Hardware, Software, digitale Dateien etc. Den Überblick über die verschiedenen Assets im Inventar einer Organisation zu behalten, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Es enthält den Wert der Betriebsmittel, das Datum des Erwerbs und der Veräußerung sowie andere relevante Details und ist für eine bessere Vermögensplanung, Bilanzierung und Leistungsmessung unerlässlich.
Wenn Vermögen nicht ordnungsgemäß und systematisch verwaltet wird, kann das fatale Folgen haben. Wenn Assets von einem Standort zu einem anderen transportiert werden, können sie während des Transports verloren gehen. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, den Standort ihrer Assets zu verfolgen, frühere Bestellungen dieser abzurufen oder festzustellen, welche physischen Assets ordnungsgemäß außer Betrieb genommen wurden.
Ein schlechtes Asset Management kann daher zu Geldverlusten oder zum Kauf unnötiger Anschaffungen führen. Um diese Risiken zu mindern, ist es wichtig, dass die Asset-Aufzeichnungen genau und aktuell sind, um den Standort, den Zustand und den Lebenszyklus des Assets von der Beschaffung bis zur Entsorgung zu überwachen.
Der erste Schritt bei der Erstellung eines genauen Asset-Datensatzes besteht darin, ein Inventar aller IT-Assets zu definieren und zu erstellen. Darüber hinaus sollten eine Richtlinie und ein Verfahren in Asset-Management- und Tracking-System festgelegt werden, um sicherzustellen, dass dieser Asset-Datensatz auf dem neuesten Stand ist.
Nachfolgend sind einige Best Practices aufgeführt, um die Asset-Aufzeichnung auf dem neuesten Stand zu halten:
- Unternehmen müssen formale Prozesse und Standardarbeitsanweisungen aufrechterhalten, um eine genaue Vermögensaufzeichnung zu führen.
- Softwareaktualisierungen sollten in den Bestandsdatensatz aufgenommen werden, und alle Bestandsdatensatzprotokolle sollten automatisch und genau aktualisiert werden, um diese Aktualisierungen widerzuspiegeln.
- Eine formale Asset-Hierarchie kann bei der Führung einer Asset-Aufzeichnung helfen, da sie für das Betriebs- und Wartungspersonal einfach zu handhaben ist.
- Es sollte eine jährliche Asset-Validierung durchgeführt werden. Hierbei kann sichergestellt werden, dass alle neu erworbenen Assets protokolliert und alte Assets außer Betrieb genommen und aus dem Asset-Datensatz entfernt wurden. Zudem kann bestätigt werden, dass alle aufgezeichneten Asset-Daten korrekt sind.
Einige Vorteile eines aktuellen Entitätsdatensatzes sind:
- Vollständige Transparenz für die Stakeholder des Unternehmens
- Sicherstellung, dass alle Vermögenswerte den regulatorischen Standards entsprechen
- Bereitstellung eines genauen Audit-Trails
- Unterstützung bei der Verfolgung und Identifizierung von Betriebsmitteln
- Verhinderung des Verlusts oder Diebstahls von Assets durch genaue Standortdaten
- Berechnung der Wertminderung
- Schätzung der Wartungs- und Reparaturkosten
- Ermittlung der Gesamtbetriebskosten über den gesamten Asset-Lebenszyklus
3. Nutzen Sie alle Softwarefunktionen des Asset-Tracking-Systems
Die Asset-Tracking-System-Software ist ein digitales Asset-Tracking-System, ein zentralisiertes System, mit dem Ihr Unternehmen wichtige Details zu jedem Asset in Echtzeit verfolgen kann. Dies senkt die Verwaltungskosten, verbessert den Service und verschafft Ihrem Unternehmen einen besseren Überblick über die Ressourcennutzung, Kosten und Wartung. Jeder Artikel verfügt über ein detailliertes Profil, das alles enthält, was Sie über diesen Artikel wissen müssen, einschließlich Bilder, Produkthandbücher, wichtige Kontakte und Vertragsbedingungen.
Die Asset-Tracking-System-Software mit Asset-Tracking-Lösungen sind mit einer mobilen Anwendung ausgestattet, die es Managern ermöglicht, Asset-Informationen zu überprüfen, wo immer sie sich befinden, auch wenn sie nicht im Büro sind. Bequem von einem mobilen Gerät aus können Sie nach Eigentümer, Standort, Typ oder Seriennummer suchen, Dateien organisieren (um bei Bedarf Besitzer- oder Standortinformationen zu korrigieren), ein Foto von einem Artikel machen, Asset-Informationen über den Barcode-Scanner scannen und mehr.
Mit Anwendungen der Asset-Tracking-System-Software für das mobile Asset-Management können Sie Gerätebediener, Wartungstechniker, Manager und Einkaufsleiter auf dem Laufenden halten, damit alle über die neuesten Informationen verfügen. Wenn sich herausstellt, dass die Kosten erheblich gestiegen sind, können sie den Ursachen auf den Grund gehen. Das Einkaufsteam kann auch die Reparaturhistorie jedes Fahrzeugs einsehen und diese Informationen bei der Entscheidung über das nächste Modell berücksichtigen.
Mit einer Asset-Tracking-System-Software lassen sich schnell und einfach Berichte über den Standort, die Nutzung und Kosten erstellen. Administratoren können den Berichten auch Vertragsbedingungen, Miet- oder Wartungsinformationen hinzufügen.
4. Machen Sie das Beste aus Integrationen
In mittelständischen und großen Unternehmen gibt es viele Assets. Wenn ein Asset Management integriert wird, kann ein umfassender Überblick über die Assets gewonnen werden:
- Sie können bessere Entscheidungen über Assets in Bezug auf den Asset-Lebenszyklus, Wartung usw. treffen. So können Sie eine Aufgabe automatisieren, um den Asset-Lebenszyklus zu verlängern. Ihre Anlagen laufen effizient und die Produktivität steigt.
- Die Minimierung von Ausfallzeiten kann bei der Optimierung der Anlagenleistung sehr hilfreich sein.
- Ein integriertes Asset-Management- und Tracking-System hilft, detaillierte Informationen über Assets zu sammeln. Es enthält Details, die Organisationen dabei unterstützen, Geschäftsentscheidungen zu treffen. Diese Details sind für Unternehmen sehr wichtig.
- Fehler können die Genauigkeit der Daten beeinträchtigen. Ohne Genauigkeit sind Daten für Unternehmen nicht von Nutzen. Wenn Sie jedoch ein integriertes System verfügen, wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert. Wenn Fehler reduziert werden, sind Ihre Finanzberichte korrekt, und Sie können auch Abschreibungs- und Steuervorteile erzielen. Außerdem wird der Papierkram reduziert und zu einem automatisierten Prozess umgestellt.
Die Bedeutung und die Auswirkungen der richtigen Asset-Management und Tracking-System Bereitstellungsprozesse
Die Einführung eines einzigen Asset-Management- und Trackingsystems kann ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen. Die Auswirkungen können je nach Geschäftsbereich sehr unterschiedlich sein. Wie bereits erwähnt, sollten diese Systeme im gesamten Unternehmen und nicht nur in bestimmten Abteilungen eingesetzt werden. Wenn Sie beispielsweise versuchen, Anlagen von einer Geschäftseinheit zu einer anderen zu übertragen, wäre es besser, das System in allen Abteilungen einzuführen.
